برنامه ماهانه شيفت کاری پرسنل در اکسل

برنامه‌‌ریزی و شیفت‌ بندی دقیق کارکنان در محیط‌های مختلف کاری یکی از ضروریات مدیریت منابع انسانی است. با کمک اکسل می‌توان به راحتی برنامه‌های شیفت کاری پرسنل را طراحی و پیاده‌سازی کرد. کارشناسان مهرکیا در این محتوا به نحوه‌ی طراحی برنامه ماهانه شیفت کاری پرسنل در اکسل پرداخته و مثال‌های کاربردی ارائه داده اند.

کد خبر: ۲۰۳۱۹۷۲

۲۸ دی ۱۴۰۳

جدول شیفت بندی پرسنل

·    یکی از بهترین راه ‌ها برای مدیریت شیفت‌های کاری، استفاده از نرم افزار حضور و غیاب و دستگاه حضور و غیاب است. همچنین راه کار دیگر در این زمینه استفاده از جدول شیفت‌بندی پرسنل است. در این جدول می‌توان مشخصات کامل هر شیفت، از جمله زمان شروع و پایان، تعداد ساعات کاری و نام پرسنل مربوطه را درج کرد. این کار باعث می‌شود که هم برنامه‌ریزی دقیق‌تری داشته باشید و هم به راحتی بتوانید تغییرات لازم را در شیفت‌ها اعمال کنید.

مثال از جدول شیفت‌ بندی پرسنل:

نام پرسنل

روز

شیفت صبح

شیفت عصر

شیفت شب

علی محمدی

شنبه

8:00-16:00

-

-

سارا رضایی

شنبه

-

16:00-00:00

-

محمد حسینی

شنبه

-

-

00:00-8:00

نرگس عباسی

یکشنبه

8:00-16:00

-

-

رضا تهرانی

یکشنبه

-

16:00-00:00

-

استفاده از این جدول، علاوه بر صرفه‌جویی در زمان، کمک می‌کند که مدیران به راحتی در مواقع اضطراری بتوانند برنامه‌ها را تغییر داده و در صورت نیاز به جایگزینی پرسنل، از جدول موجود استفاده کنند. همچنین مدیران می‌توانند برای اشرافیت روی پرسنل خود از دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره و دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی برای جمع آوری داده‌های تردد کامندان استفاده نمایند.

استفاده از فرمول‌ها و توابع در اکسل برای بهبود شیفت‌‌بندی

یکی از مزایای استفاده از اکسل برای شیفت‌بندی پرسنل این است که می‌توانید از فرمول‌ها و توابع مختلفی که در اکسل موجود است، بهره‌برداری کنید. به عنوان مثال، می‌توانید با استفاده از تابع IF و VLOOKUP، شیفت‌های خالی را شناسایی کنید و یا تعداد ساعات کاری هر پرسنل را به‌طور خودکار محاسبه کنید. این ابزارها به شما کمک می‌کنند که برنامه‌ریزی‌های دقیق‌تری داشته باشید و به‌راحتی تغییرات در شیفت‌ها را مدیریت کنید.

برنامه‌ریزی شیفت در شرکت‌های تولیدی

در بسیاری از شرکت‌های تولیدی که نیاز به کار 24 ساعته در طول هفته دارند، مدیریت شیفت‌ها بسیار مهم است. استفاده از برنامه‌ریزی شیفت در اکسل به مدیران این امکان را می‌دهد که با انعطاف‌پذیری بیشتری شیفت‌ها را تنظیم کنند و حتی بتوانند به‌ طور خودکار برنامه‌های کاری را با توجه به نیاز تولید تغییر دهند. در این نوع شرکت‌ها، معمولاً شیفت‌ها به ‌صورت 8 ساعته در سه نوبت شب، عصر و صبح تقسیم می‌شوند.

شیفت پرستاران چگونه است؟

·    یکی از مهم‌ترین بخش‌هایی که به شدت نیاز به برنامه‌ریزی شیفت دارد، بیمارستان‌ها و مراکز درمانی است. شیفت پرستاران به دلیل حساسیت کاری و نیاز به حضور دائمی در مراکز، به صورت دقیق‌تری باید مدیریت شود. در بسیاری از بیمارستان‌ها از برنامه‌های اکسل یا نرم‌افزارهای مشابه برای تنظیم شیفت‌های پرستاری استفاده می‌شود. برنامه شیفت‌بندی پرسنل پرستاری معمولاً به گونه‌ای است که در هر شیفت حداقل تعداد لازم از پرستاران حاضر باشند و هماهنگی با تیم‌های درمانی دیگر نیز برقرار باشد.

مثال از شیفت‌ بندی پرستاران:

نام پرستار

تاریخ

شیفت صبح

شیفت عصر

شیفت شب

مریم احمدی

1 دی

7:00-15:00

-

-

زهرا کرمی

1 دی

-

15:00-23:00

-

حمید صادقی

1 دی

-

-

23:00-7:00

سمیه جلالی

2 دی

7:00-15:00

-

-

احسان نوری

2 دی

-

15:00-23:00

-

این جدول‌ها نمونه‌ای از شیفت‌بندی هستند که با استفاده از آن‌ها می‌توانید به راحتی شیفت‌های کاری را مدیریت کنید. البته برای هر محیط کاری، این جداول بسته به نیاز آن محیط متفاوت خواهد بود. در اکسل می‌توانید فرمول‌ها و توابع مختلف را برای بهبود و دقیق‌تر کردن برنامه‌های شیفت‌بندی پرسنل خود به کار بگیرید.

مثال از برنامه ‌ریزی ماهانه شیفت در اکسل

یکی از قابلیت‌های اکسل که به شما کمک می‌کند، امکان برنامه‌ریزی ماهانه است. شما می‌توانید با استفاده از ویژگی‌های جداول و توابع، برنامه‌ای دقیق برای یک ماه کامل تنظیم کنید. به عنوان مثال، می‌توانید برنامه شیفت‌بندی پرسنل برای 30 روز آینده را با درج نام پرسنل، تاریخ، ساعت کاری و روزهای تعطیل مشخص کنید. همچنین، با فرمول‌های شرطی می‌توانید به ‌طور خودکار برنامه‌ها را به‌روزرسانی کرده و هشدارهایی در صورت تداخل شیفت‌ها ایجاد کنید.

این ویژگی‌ها به شما کمک می‌کند که برنامه‌های شیفتی دقیق و انعطاف‌پذیری داشته باشید که نیازهای مختلف سازمان و پرسنل را پوشش دهد.

آموزش نوشتن فرمول‌ها در اکسل برای شیفت ‌بندی

استفاده از فرمول‌ها در اکسل می‌تواند به مدیریت بهتر و دقیق‌تر شیفت‌ها کمک کند. در ادامه به آموزش چند فرمول و روش ساده برای شیفت‌بندی پرسنل می‌پردازیم:

1.    محاسبه ساعات کاری با فرمول

برای محاسبه تعداد ساعات کاری هر پرسنل می‌توانید از فرمول زیر استفاده کنید:

=TEXT(B2-A2, "h:mm")

در این فرمول، A2 زمان شروع و B2 زمان پایان کار است. این فرمول به شما کمک می‌کند که به‌ طور خودکار ساعات کاری را برای هر شیفت محاسبه کنید.

1.    محاسبه کل ساعات کاری در ماه

اگر بخواهید کل ساعات کاری هر پرسنل را در یک ماه محاسبه کنید، می‌توانید از فرمول جمع استفاده کنید. فرض کنید ستون C حاوی ساعات کاری هر روز است. برای جمع کل ساعات کاری، فرمول زیر را وارد کنید:

=SUM(C2:C31)

این فرمول تمامی مقادیر ستون C را جمع کرده و کل ساعات کاری ماهانه را محاسبه می‌کند.