بقای کسب‌وکارهای ایرانی و حذف هزینه‌های اضافه | پایان جلسات پرهزینه حضوری

کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش بهره‌وری با وب‌کنفرانس؛ راهکاری هوشمندانه برای بقای کسب‌وکارهای ایرانی در بحران اقتصادی است. تحلیل کامل اقتصادی را اینجا بخوانید.

کد خبر: ۲۱۲۰۱۵۶

۲۶ بهمن ۱۴۰۴

اقتصادآنلاین، بحران‌های اقتصادی سال‌های اخیر فشار قابل‌توجهی بر کسب‌وکارهای ایرانی وارد کرده و بسیاری از شرکت‌ها را از مسیر توسعه به سمت حفظ موقعیت فعلی، کنترل هزینه‌ها و مدیریت جریان نقدینگی سوق داده است. افزایش هزینه‌های عملیاتی، انرژی، حمل‌ونقل و منابع انسانی باعث شده مدیران به دنبال راهکارهایی باشند که بدون افت کیفیت خدمات، ساختار هزینه‌ای سازمان را مدیریت کنند.

هم‌زمان با گسترش زیرساخت‌های اینترنتی و روند تحول دیجیتال، بخشی از فعالیت‌های سازمان‌ها به فضای دیجیتال منتقل شده است. این گزارش با نگاهی اقتصادی، نقش وب‌کنفرانس، آموزش آنلاین و تقویت زیرساخت آموزش مجازی را در کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش بهره‌وری بررسی می‌کند و نشان می‌دهد چگونه یک جابه‌جایی هوشمندانه می‌تواند به بقاء کسب‌وکارهای ایرانی کمک کند.

تحول دیجیتال در سازمان‌های ایرانی

واژه تحول دیجیتال که پیش‌تر در حوزه فناوری شنیده می‌شد، امروز به یک ضرورت اقتصادی برای سازمان‌ها تبدیل شده است. در گذشته دیجیتالی کردن کسب‌وکارها انتخابی بود، اما با افزایش هزینه‌های عملیاتی، محدودیت‌های جغرافیایی بازار و رقابت شدید، حضور در فضای مجازی اجتناب‌ناپذیر شده است.

با این حال بسیاری از سازمان‌های ایرانی در مراحل اولیه متوقف می‌شوند؛ تنها حدود ٪۳۰ استراتژی مشخص دیجیتال دارند و بسیاری از سیستم‌ها نیز یکپارچه نیستند. یکی از نخستین حوزه‌های نیازمند اصلاح، مدیریت جلسات و آموزش است که بیشترین اتلاف زمان و هزینه را ایجاد می‌کند و مدیران زمان زیادی را در جلسات کم‌بازده می‌گذرانند. در این شرایط، وب‌کنفرانس سازمانی به‌عنوان ابزاری کلیدی مطرح می‌شود و استفاده از یک پلتفرم بومی برگزاری جلسات امکان ارتباط پایدار و دیجیتالی را بدون وابستگی به روش‌های سنتی فراهم می‌کند.

هزینه‌های پنهان جلسات حضوری

آیا واقعاً همین هزینه‌ها تحمیل می‌شود؟ لایه‌های پنهانی هزینه‌های مالی و غیرمالی دیگری هم وجود دارد که شامل موارد زیر می‌شود:

زمان از دست رفته مدیران و کارشناسان

توقف کار تیم‌ها یا افراد کلیدی تیم‌ها برای برگزاری جلسه

تاخیر در تصمیم‌گیرها

کاهش تمرکز کارکنان پس از جلسه‌های طولانی

و ...

وب‌کنفرانس این امکان را فراهم می‌کند که همان جلسه با همان کیفیت ارتباطی و حتی مستندسازی کامل به واسط ضبط جلسه، رد و بدل کردن مدارک و مستندات به صورت آنلاین و آرشیو آن برگزار شود. زمانی ارزش این فناوری ارتباطی برای سازمان‌ها و کسب‌و‌کارهای ایرانی مشخص می‌شود که آن‌ها بتوانند محاسبه کنند چه مقدار از هزینه‌های عملیاتی آن‌ها به همین دلیل ساده، کاهش پیدا می‌کند.

نقش وب‌کنفرانس در کاهش هزینه‌ها

چطور وب‌کنفرانس به معنای واقعی در کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند؟ در جواب به این سوال، باید ببینیم پلتفرم‌های SaaS که برای برگزاری وب‌کنفرانس ایده‌آل هستند، چه نوع جلساتی را تحت پوشش قرار می‌دهند:

جلسات مدیریتی

جلسات بین شعب

جلسات معرفی، فروش و ارائه نسخه آزمایشی از محصول / خدمت

جلسات آموزشی

جلسات منابع انسانی

در مدل سنتی، هر جلسه هزینه فیزیکی داشت؛ اما در مدل دیجیتال، هزینه به «ظرفیت سرویس» تبدیل می‌شود، یعنی بسته به مدت زمان و ظرفیت کاربران سرویسی که خریداری می‌کنید، می‌توانید جلسات متعدد داشته باشید و این کار در دراز مدت هزینه‌هایتان را کاهش می‌دهد.

صرفه‌جویی در هزینه آموزش نیروی انسانی

سرمایه‌های اصلی هر شرکت و سازمانی، نیروهای انسانی آن است. سرمایه‌گذاری روی آن‌ها برای ارتقاء مهارت‌هایشان، تاثیری قابل توجه روی لایه‌های استراتژی کسب‌و‌کارها برای رسیدن به نتیجه دارد. همین نوع سرمایه‌گذاری به یکی از پرهزینه‌ترین فعالیت‌ها تبدیل شده که هزینه‌های آن هم به خاطر حضوری بودن شرایط، قابل توجه است.

اگر این فرایند دیجیتالی شود، به آموزش آنلاین سازمانی تبدیل خواهد شد. یعنی همه کارمندان شما در چند شعبه به صورت همزمان و یکجا آموزش می‌بیینند و نیازی به جابه‌جایی نیروها نیست.

افزایش بهره‌وری تیم‌های دورکار

گسترش استفاده از نیروهای دورکار، به‌ویژه در شرکت‌های فناوری و استارتاپ‌ها، شیوه مدیریت منابع انسانی را تغییر داده است. چالش اصلی در این مدل، نبود ارتباط لحظه‌ای و کاهش هماهنگی میان اعضای تیم تلقی می‌شود.

با این شرایط، وب‌کنفرانس سازمانی به ابزار مدیریتی تبدیل می‌شود. جلسات روزانه کوتاه، گزارش‌های هفتگی و هماهنگی پروژه‌ها از طریق یک پلتفرم برگزاری جلسات، فاصله فیزیکی را تا حد زیادی بی‌اثر می‌کند. مدیران می‌توانند روند پیشرفت کار را پیگیری کنند و کارکنان نیز دسترسی مستقیم‌تری به تصمیم‌گیران خواهند داشت.

مقایسه ROI جلسات حضوری و آنلاین

در تحلیل‌ها و موضوعات اقتصادی، تصمیم مدیران باید با شاخص بازگشت سرمایه (ROI) سنجیده شود. جلسات حضوری به طور معمول هزینه‌های آشکاری مثل اجاره مکان، پذیرایی و ... دارد؛ اما در مقابل، جلسات آنلاین با استفاده از پلتفرم برگزاری جلسات، تقریباً همه این هزینه‌ها را حذف می‌کند.

به مرور، سازمان‌ها متوجه خواهند شد که کاهش هزینه جلسات حضوری فقط بخشی از ماجرای مدیریت مالی است؛ بخش مهم‌تر آن شامل افزایش سرعت تصمیم‌گیری و کاهش هزینه‌های از دست رفتن فرصت است. به همین دلیل بسیاری از شرکت‌ها به جای حذف کامل جلسات حضوری، آن‌ها را به جلسات ضروری محدود کرده و سایر ارتباطات را به جلسات آنلاین منتقل کرده‌اند.

امنیت و زیرساخت بومی در وب‌کنفرانس

کاملاً طبیعی است که سازمان‌ها هنگام استفاده از ابزارهای خارجی معمولاً با چالش‌هایی مانند وابستگی به اینترنت بین‌الملل، اختلال دسترسی و نگرانی درباره محل نگهداری داده‌ها مواجه می‌شوند. در مقابل، استفاده از پلتفرم بومی و داخلی باعث می‌شود اطلاعات سازمانی در بستر داخلی و زیرساخت ابری مدیریت شود و دسترسی کاربران نیز پایدارتر باشد. با وجود سیستم وب‌کنفرانس بومی، جلسات سازمانی بسته به نیاز کسب‌و‌کار در محیطی پایدار و متناسب با هر شرایط و سرعت پهنای باندی در داخل کشور انجام خواهد شد.

تجربه سازمان‌های ایرانی از مهاجرت به جلسات آنلاین

پیش‌تر از منظر شرکت‌های ایرانی، انتقال جلسات از فضای حضوری به آنلاین به عنوان راهکاری موقت استفاده می‌شد، اما حالا در عمل به تغییر ساختار یافته در شیوه مدیریت سازمان تبدیل گردید. ویژگی‌هایی که این سرویس در اختیار آن‌ها قرار داد، باعث شد جلسات کاری شکل منظم‌تری پیدا کند و پیگیری پروژه‌ها نیز دقیق‌تر انجام شود.

به‌مرور، مدیران در ارزیابی عملکرد این تغییر، بیش از هر چیز به مزایای وب‌کنفرانس برای سازمان‌ها توجه کردند. آن‌ها متوجه شده‌اند که موضوع فقط کاهش هزینه نیست و افزایش دسترسی‌پذیری مدیران، کوتاه‌تر شدن چرخه تصمیم‌گیری و امکان مشارکت افراد کلیدی در زمان مناسب، ارزش اقتصادی مهم‌تری ایجاد می‌کند.

آینده آموزش سازمانی در ایران

الگوی آموزش کارکنان در حال تغییر است. در گذشته آموزش سازمانی به یک یا دو دوره حضوری در سال محدود می‌شد. اما حالا سازمان‌ها، آموزش در کلاس آنلاین را به عنوان فرایندی مستمر و تاثیرگذار نگاه می‌کنند. توسعه مهارت کارکنان، به‌روزرسانی دانش تخصصی و آموزش نیروهای تازه وارد نیازمند دسترسی دائمی به محتواهای آموزشی است.

مدیران آموزش و منابع انسانی هنگام انتخاب سرویس مناسب معمولاً معیارهایی مانند ظرفیت کاربران، مدت جلساتی که دارند، قابلیت ضبط و ابزارهای آموزشی برای تعامل بیشتر با شرکت‌کنندگان را بررسی می‌کنند و سپس به مقایسه قیمت سرویس برگزاری کلاس آنلاین می‌رسند تا راهکاری متناسب با مقیاس سازمان انتخاب کنند. با روند رو به رشد این مسیر، پیش‌بینی می‌شود در سال‌های آینده بخش عمده‌ای از آموزش‌های سازمانی به سمت آموزش مجازی حرکت کنند

کلام آخر

بررسی‌های اخیر نشان می‌دهد مهاجرت سازمان‌ها به وب‌کنفرانس و آموزش آنلاین، شیوه جدید مدیریتی نسبت به فشارهای اقتصادی و افزایش هزینه‌های عملیاتی است. استفاده از جلسات و آموزش‌های مجازی، ضمن کاهش هزینه جلسات حضوری، سرعت تصمیم‌گیری، بهره‌وری تیم‌ها و دسترسی کارکنان به آموزش را بهبود می‌دهد و به سازمان‌ها کمک می‌کند با حفظ کیفیت ارتباطات، ساختار کاری چابک‌تر و پایدار‌تری ایجاد کنند.