نرم‌افزار مدیریت پروژه سازمانی؛ راهکاری هوشمند برای تحویل به‌موقع، کنترل بودجه و شفافیت کامل پروژه‌ها

آیا می‌دانستید پروژه‌ها به طور متوسط ۶۳٪ به برنامه زمانی پایبند می‌مانند و تنها ۷۳٪ به بودجه پایبند هستند؟

کد خبر: ۲۱۲۶۰۵۹

۲۲ اسفند ۱۴۰۴

طبق گزارش‌های نرخ عملکرد متوسط پروژه‌ها حدود ۷۳.۸٪ است (یعنی بیش از ۲۶٪ پروژه‌ها کاملاً موفق نیستند یا ارزش کامل را تحویل نمی‌دهند). یکی از دلایل اصلی این چالش‌ها، هدررفت عظیم زمان در هماهنگی تیم، پیگیری وضعیت پروژه از طریق ایمیل‌ها، اکسل‌های پراکنده، پیام‌های متفرقه و جلسات بی‌نتیجه است. در سازمان‌های ایرانی هم این مشکل رایج است؛ مدیران پروژه روزانه ساعت‌ها صرف جمع‌آوری اطلاعات پراکنده می‌کنند که منجر به تأخیرهای زنجیره‌ای، افزایش هزینه‌ها، کاهش انگیزه تیم و حتی از دست رفتن فرصت‌های بازار می‌شود.

اما خبر خوب این است که با یک نرم‌افزار مدیریت پروژه حرفه‌ای و یکپارچه، می‌توان این چرخه معیوب را شکست. در ادامه پیرامون چگونگی آن صحبت می‌کنیم.

وضعیت فعلی مدیریت پروژه در سازمان‌ها

هر پروژه یا طرح باید یک چرخه عمر مشخص و ساخت‌یافته داشته باشد، مانند: آغاز ← برنامه‌ریزی ← اجرا ← نظارت و کنترل ← بستن

مشکل اصلی در وضعیت فعلی سازمان‌ها این است که این چرخه یا اصلاً تعریف نشده، یا در عمل به شدت ناقص و پراکنده اجرا می‌شود و اغلب در همان مراحل اولیه متوقف یا به‌صورت غیرمنسجم پیش می‌رود.

مشکلات رایج مدیریت پروژه در سازمان‌ها

پیگیری دشوار و زمان‌بر پیشرفت پروژه

مدیران و اعضای تیم بدون داشبوردهای شفاف و ابزارهای ردیابی لحظه‌ای، ساعت‌ها صرف جمع‌آوری وضعیت از ایمیل‌ها، فایل‌های اکسل پراکنده و جلسات پراکنده می‌کنند. این مسئله تمرکز را کاهش داده، تأخیرهای زنجیره‌ای ایجاد می‌کند و کارایی کلی پروژه را پایین می‌آورد.

عدم کنترل تغییرات و وجود نسخه‌های متعدد برنامه‌ها

در سازمان‌ها، تغییرات پروژه بدون کنترل رسمی ثبت می‌شود و نسخه‌های متعدد برنامه‌های زمانی ایجاد می‌گردد؛ مشخص نیست کدام معتبر است و این موضوع باعث دوباره‌کاری، اشتباهات محاسباتی و ناسازگاری در تخصیص منابع می‌گردد. Scalefocus شریک مایکروسافت، برای یک شرکت نرم‌افزاری چندملیتی پلتفرمی مدیریت پروژه بر پایه مایکروسافت شیرپوینت توسعه داد. سال‌ها از سیستم‌های قدیمی استفاده می‌کردند که منجر به مشکلات کنترل نسخه داده‌ها، عدم یکپارچگی و چالش‌های مقیاس‌پذیری شده بود. اما بعد از مهاجرت به نرم‌افزار مدیریت پروژه بر بستر شیرپوینت، نسخه‌بندی خودکار و ردیابی تغییرات فعال شد و کارایی کلی پروژه‌های داده‌محور به طور چشم‌گیری بهبود یافت.

عدم امنیت و کنترل دسترسی مناسب

اطلاعات حساس پروژه بدون کنترل دسترسی نقش‌محور در دسترس همه قرار می‌گیرد یا افراد مجاز به داده‌های حیاتی دسترسی ندارند؛ این ریسک نشت اطلاعات، نقض مقررات و حملات سایبری را افزایش می‌دهد.

برای آشنایی بیشتر با نرم‌افزار مدیریت پروژه می‌توانید روی «نرم‌افزار مدیریت پروژه» کلیک کنید.

ذخیره‌سازی پراکنده اطلاعات و داده‌های پروژه

داده‌های پروژه در مکان‌های مختلف (اکسل‌های شخصی، ایمیل، درایوهای جداگانه یا ابزارهای متفرقه) پخش می‌شوند و منبع واحدی برای برنامه‌ها، منابع و گزارش‌ها وجود ندارد؛ این موضوع باعث ایجاد اختلال در روند همکاری تیمی می‌شود.

عدم وجود فرآیندهای خودکار برای تأیید، تخصیص منابع و گزارش‌گیری

تأیید تغییرات و تخصیص منابع به صورت دستی از طریق ایمیل باعث تأخیر، فراموشی و خطاهای انسانی می‌شود و گزارش‌های پروژه بدون به‌روزرسانی خودکار باقی می‌مانند. Mitie شرکت مدیریت تسهیلات بریتانیایی با ۵۰,۰۰۰ کارمند، سیستم‌های سنتی داشت. فاقد جریان‌کاری‌های اتوماتیک و فرآیندهای گزارش‌گیری کارآمد بود؛ این موضوع منجر به تأخیر در نگهداری پیش‌بینی‌شده و مشکلات تخصیص منابع می‌شد. پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت پروژه بر بستر شیرپوینت این فرآیندها را اتوماتیک و مشکلات موجود را تا حد زیادی برطرف کرد.

چرا Microsoft SharePoint بستر مناسبی برای مدیریت پروژه است؟

مایکروسافت شیرپوینت فراتر از یک فضای ذخیره‌سازی ساده عمل می‌کند و در واقع ستون فقرات مدیریت پروژه و همکاری تیمی در سازمان‌های مدرن به شمار می‌رود. این پلتفرم با تکیه بر ساختار منسجم، امنیت سطح بالا و یکپارچگی عمیق با اکوسیستم Microsoft 365 مانندPlanner، Teams،Power Automate و Project برای وب، امکان مدیریت متمرکز، هوشمند و امن پروژه‌ها را فراهم می‌آورد.

ردیابی تغییرات و نسخه‌بندی اسناد و برنامه‌های پروژه؛

داشبوردهای هوشمند و جستجوی سازمانی قدرتمند؛

مقیاس‌پذیری بالا، امنیت پیشرفته و پشتیبانی از قالب‌های آماده پروژه؛

برای آشنایی بیشتر با نحوه مدیریت پروژه با شیرپوینت روی «نرم‌افزار مدیریت پروژه» کلیک کنید.

چگونه نرم‌افزار مدیریت پروژه بر بستر مایکروسافت شیرپوینت این مشکلات را حل می‌کند؟

حل مشکل پیگیری دشوار و زمان‌بر پیشرفت پروژه

یکی از رایج‌ترین مشکلات در مدیریت پروژه، صرف ساعت‌ها زمان برای جمع‌آوری وضعیت از ایمیل‌ها، اکسل‌های پراکنده، پیام‌ها و جلسات متعدد است. نرم‌افزار مدیریت پروژه بر بستر Microsoft SharePoint با جستجوی پیشرفته مبتنی بر محتوای اسناد پروژه، متادیتا (مانند وضعیت وظیفه، مسئول، تاریخ سررسید)، نویسنده و حتی هوش مصنوعی Microsoft Copilot این مشکل را ریشه‌ای حل می‌کند.

شفاف‌سازی تغییرات و حذف سردرگمی نسخه‌های متعدد برنامه‌ها

در سازمان‌های سنتی، تغییرات پروژه بدون کنترل رسمی اعمال می‌شود و نسخه‌های متعدد از برنامه زمانی، Gantt chart یا اسناد ایجاد می‌گردد؛ مشخص نیست کدام معتبر است. نرم‌افزار مدیریت پروژه بر بستر SharePoint با نسخه‌بندی خودکار تاریخچه کامل تغییرات را حفظ می‌کند، امکان مقایسه نسخه‌ها، بازگشت به نسخه قبلی و ردیابی دقیق تغییرات را فراهم می‌آورد. این ویژگی دوباره‌کاری، اشتباهات محاسباتی و ناسازگاری در تخصیص منابع را حذف می‌کند.

کنترل دسترسی امن

اطلاعات حساس پروژه بدون کنترل مناسب در دسترس همه قرار می‌گیرد یا افراد مجاز دسترسی ندارند. این نرم‌افزار از کنترل دسترسی جزیی و نقش‌محور (Role-Based Access Control) استفاده می‌کند که مجوزها را در سطح سایت پروژه، لیست وظایف، کتابخانه اسناد یا حتی تک فایل/وظیفه تعریف می‌کند.

کاهش وابستگی به حافظه افراد، ایمیل‌ها و منابع پراکنده اطلاعاتی پروژه

وقتی داده‌های پروژه در ایمیل‌ها، کامپیوترهای شخصی، درایوهای جداگانه یا ابزارهای متفرقه پخش می‌شوند، سازمان به افراد وابسته می‌شود و با تغییر کارکنان یا خروج اعضای تیم، دانش پروژه از دست می‌رود. نرم‌افزار مدیریت پروژه بر بستر SharePoint یک بستر متمرکز ایجاد می‌کند که تمام اسناد، وظایف، گزارش‌ها و وضعیت‌ها در سایت پروژه سازمان‌یافته با قالب آماده ذخیره می‌شوند.

برای آشنایی بیشتر با نرم‌افزار مدیریت پروژه و مشاهده دمو آن می‌توانید به صفحه «نرم‌افزار مدیریت پروژه» مراجعه کنید.

نرم‌افزار مدیریت پروژه بر بستر Microsoft SharePoint؛ پایان پراکندگی، آغاز تحویل به‌موقع و در چارچوب بودجه

با پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت پروژه بر بستر Microsoft SharePoint، سازمان شما از تأخیرهای زنجیره‌ای، پیگیری‌های زمان‌بر، پراکندگی اطلاعات در ابزارهای مختلف، عدم شفافیت تغییرات و ریسک‌های امنیتی رها می‌شود. این پلتفرم با تمرکز بر داشبوردهای هوشمند، نسخه‌بندی خودکار برنامه‌ها و اسناد، دسترسی نقش‌محور مبتنی برEntra ID، جستجوی سریع با Copilot، اتوماسیون جریان‌کاری‌ها با Power Automate و یکپارچگی عمیق با Teams و Planner، مدیریت پروژه را متمرکز، شفاف، امن و ارزش‌آفرین می‌کند. نتیجه آن کاهش چشم‌گیر هدررفت زمان و هزینه، افزایش انگیزه و کارایی تیم، تحویل به‌موقع پروژه‌ها در چارچوب بودجه و حفظ دانش سازمانی حتی پس از تغییرات پرسنلی است.

سوال متداول

۱. آیا این نرم‌افزار امکان گزارش‌گیری مدیریتی پیشرفته را فراهم می‌کند؟

بله، با داشبوردهای تحلیلی و گزارش‌های لحظه‌ای، مدیران دید دقیق از پیشرفت، منابع و ریسک‌ها خواهند داشت.

۲. آیا می‌توان وظایف و منابع پروژه را به‌صورت خودکار تخصیص داد؟

بله، با استفاده از جریان‌کاری‌ها و اتوماسیون، تخصیص وظایف و اعلان‌ها کاملاً خودکار انجام می‌شود.

۳. آیا این سیستم با ابزارهای Microsoft 365 یکپارچه است؟

بله، به‌صورت کامل با Teams، Planner، Power Automate و سایر ابزارهای Microsoft 365 یکپارچه عمل می‌کند.

۴. آیا امکان تعریف سطوح دسترسی متفاوت برای اعضای پروژه وجود دارد؟

بله، سطوح دسترسی نقش‌محور تعریف می‌شود تا هر کاربر فقط به اطلاعات مرتبط دسترسی داشته باشد.